Beruf sekretär/sekretärin

Sekretäre/Sekretärinnen (allgemein) leisten Routinebüro- und administrative Aufgaben, wie Korrespondenz entwerfen, Termine planen, organisieren und führen von Papier- und elektronischen Archiven oder geben Informationen an Anrufende und Gäste.

Aufgaben

• Beantworten, filtern und leiten Telefonanrufe weiter, nehmen Mitteilungen entgegen und behandeln Anfragen und Anforderungen.
• Begrüssen Besucher/innen und leiten diese zu den entsprechenden Personen.
• Öffnen, sortieren und verteilen eingehende Korrespondenz, einschliesslich Faxe und E-Mails, fertigen Antworten an zu Korrespondenz, die Routineanfragen beinhaltet.
• Fertigen Korrespondenz, Notizen, Berichte, Präsentationen und andere Dokumente von Manuskripten, handgeschriebenen Vorlagen, Maschinendiktaten usw. z. B. mit Computern mit verschiedenen Softwarepaketen.
• Archivieren und rufen Dokumente, Korrespondenz, Notizen und Berichte ab, und legen Ablagesysteme an.
• Vereinbaren Termine und führen Terminkalender.
• Organisieren Reisearrangements, geschäftliche Reiseverläufe, Konferenzen und gesellschaftliche Veranstaltungen.
• Erstellen Tagesordnungen und machen Arrangements für Geschäftstermine, nehmen an Meetings teil und führen Protokoll.
• Bestellen und führen Bürovorräte
• Halten sich auf dem Laufenden darüber, wie Büroausstattungen wie Computer, Fax, Fotokopieren, Drucker, Scanner und Telefonanlagen genutzt werden und berichten über funktionsgestörte Geräte.
• Servieren Erfrischungen, z. B. an Führungskräfte und Gäste.

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