Beruf registrator/in

Registrator/innen archivieren Korrespondenz, Karten, Rechnungen, Belege und andere Akten in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge oder gemäss des eingesetzten Ablagesystems. Sie lokalisieren und entnehmen Material aus der Akte, falls angefordert.

Aufgaben

• Legen Akten von Materialien, die archiviert werden an (Dokumente, Korrespondenz, medizinische oder andere Berichte) unter Gebrauch z. B. von Computern oder Logbüchern.
• Fügen neue Materialien zu Akten hinzu und legen neue Akten an, falls notwendig.
• Sammeln relevante Materialien, die archiviert werden sollen, z. B. von Abteilungen und Beschäftigten.
• Prüfen eingehende Materialien um zu bestimmen, wie und wo diese Klassifiziert und abgelegt werden sollen.
• Sortieren oder klassifizieren Informationen entsprechend den Richtlinien wie Inhalt, Zwecke, Nutzerkriterien oder chronologisch, alphabetisch oder numerisch.
• Vergeben und erfassen oder stempeln Identifikationsnummern oder Kodierungen um Material für die Archivierung zu registrieren.
• Finden und rufen Informationen aus Akten ab, zur Beantwortung von Anfragen von autorisierten Benutzern, und leihen, kopieren oder duplizieren Dokumente oder andere Akten, falls erforderlich.
• Verfolgen Materialien, die von Akten entnommen wurden, um sicherzustellen, dass ausgeliehene Akten zurückgegeben werden.
• Organisieren die Ablage von Materialien (z. B. in Aktenschränken, Karteikästen, Speichermedien) gemäss Klassifikationen und Identifikationsinformationen.
• Entnehmen alte Materialien von den Akten, unter Beachtung von vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
• Leisten generelle Büroaufgaben wie schreiben, Büromaschinen bedienen und Post sortieren.

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