Beruf geschäftsführungssekretär/in

Sekretäre/Sekretärinnen der Geschäftsführung leisten administrative Unterstützung auf höchster Ebene für Führungskräfte, indem sie Informationsanforderungen erfüllen und Büroarbeiten leisten, Korrespondenz bearbeiten, Gäste empfangen, Treffen arrangieren und Termine verwalten. Sie beaufsichtigen möglicherweise auch Büroangestellte auf niedrigerer Ebene.

Aufgaben

• Beantworten, filtern und leiten Telefonanrufe weiter, nehmen Mitteilungen entgegen und behandeln Anfragen und Anforderungen.
• Begrüssen Besucher/innen und leiten diese zu den entsprechenden Personen.
• Öffnen, sortieren und verteilen eingehende Korrespondenz, einschliesslich Faxe und E-Mails, fertigen Antworten an zu Korrespondenz, die Routineanfragen beinhaltet.
• Lesen und analysieren eingehende Notizen, Eingaben und Berichte, um deren Bedeutung zu bestimmen und deren Verteilung zu planen.
• Fertigen Korrespondenz, Notizen, Berichte, Präsentationen und andere Dokumente von Manuskripten, handgeschriebenen Vorlagen, Maschinendiktaten usw. z. B. mit Computern mit verschiedenen Softwarepaketen.
• Archivieren und rufen Dokumente, Korrespondenz, Notizen und Berichte ab, und legen Ablagesysteme an.
• Managen und führen die Termine von Führungskräften.
• Organisieren Reisearrangements, geschäftliche Reiseverläufe, Konferenzen und gesellschaftliche Veranstaltungen.
• Erstellen Tagesordnungen und machen Arrangements für Geschäftstermine (z. B. Komitee- und Vorstandssitzungen), nehmen an Meetings teil und führen Protokoll.
• Nehmen Informationssuche vor und stellen Informationen für Führungskräfte zusammen.
• Leisten generellen Büroaufgaben wie Vorräte bestellen, Erfrischungen servieren und berichten über nicht funktionierende Büroeinrichtungen.
• Beaufsichtigen andere Büroangestellte und delegieren Arbeit an diese.

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