Beruf empfangskraft

Empfangskräfte empfangen und leiten Besucher/innen und Telefongespräche weiter, beantworten Anfragen und geben einfache Informationen über das Unternehmen.

Aufgaben

• Begrüssen Besucher/innen, ermitteln die Art und den Anlass des Besuches, leiten weiter zu den entsprechenden Personen oder Zielorten.
• Erfassen Angaben über die Besucher und stellen Sicherheitsausweise aus, falls erforderlich.
• Beantworten, filtern und leiten Anrufe weiter und nehmen Nachrichten auf.
• Bearbeiten Anfragen, z. B. indem sie einfache Informationen oder Broschüren über die Institution geben und zeichnen die Details der Anfragen auf.
• Nehmen Beschwerden entgegen und behandeln diese, z. B. von Kunden oder der Öffentlichkeit.
• Machen Reservierungen, planen Termine zeitlich ein, und führen Terminkalender.
• Nehmen Zahlungen entgegen und registrieren Empfangsbestätigungen.
• Pflegen den Empfangsbereich, geben Erfrischungen aus und stellen sicher, dass Prozeduren zur Betriebssicherheit und Betriebsschutz zu jeder Zeit befolgt werden.
• Leisten administrative Hilfsaufgaben, wie Korrektur lesen, Textverarbeitung, Postabwicklung, Bankgeschäfte, Ablage von Zahlungsbelegen, Rechnungen, Bilanzen und anderen Dokumenten.
• Kommunizieren mit anderen in der Institution, um z. B. relevante Informationen auszutauschen.

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